Podstawowe zasady zdrowych finansów w firmie

Praca na własny rachunek wymaga od przedsiębiorcy dbania nie tylko o finanse osobiste, ale również o finanse firmy. Pracując na etacie, o ile nie jesteśmy Dyrektorem Finansowym lub Księgowym, to zazwyczaj nie mamy wiele wspólnego z finansami firmowymi, a i nawet zajmując takie stanowiska, nie odpowiadamy własnym majątkiem za błędy finansowe. Pracę można zawsze zmienić, a bałagan w finansach własnej firmy niestety musimy zazwyczaj sprzątać samemu. W tym artykule, przybliżymy fundamentalne zasady zdrowych finansów w firmie.

Oddzielenie pieniędzy prywatnych od firmowych

Ten temat omawialiśmy szerze w poprzednim artykule: Budżet domowy i własna firma - Jak oddzielić finanse firmowe od prywatnych? W tym miejscu jedynie przypomnimy podstawowe zasady związane z mądrym rozdzielaniem pieniędzy firmowych od prywatnych.

• Załóż odrębne konto firmowe - nie mieszaj pieniędzy firmy z prywatnymi.
• Wypłacaj sobie pensje w ustalonej wysokości, która nie naruszymy płynności firmy i jednocześnie pozwoli pokryć koszty życia.
• Nadwyżki zbieraj na specjalnym koncie zysku i co miesiąca, kwartał lub rok wypłacaj część z uzbieranej kwoty na konto prywatne jako formę dywidendy z prowadzonego biznesu.
• Załóż odrębne konto podatkowe i wpłacaj tam VAT oraz należny PIT/CIT z każdej faktury opłaconej przez klientów. Dzięki temu już nigdy nie zaskoczy Cię informacja o wysokim przelewie do US. 

Wdrożenie powyższych rozwiązań jest bazą do mądrego zarządzania finansami firmowymi.

Zbuduj firmową poduszkę finansową

W artykułach na blogach finansowych zazwyczaj omawiane są prywatne poduszki finansowe. które mają nas zabezpieczyć np. w sytuacji utraty pracy. Prowadząc firmę, również powinniśmy taką poduszkę finansową mieć, najlepiej zarówno prywatną jak i firmową. W tym miejscu zajmiemy się tą drugą. W przypadku prywatnej poduszki finansowej zazwyczaj zaleca się 3-6 krotność miesięcznych wydatków. W przypadku firmowej rezerwy finansowej jej wielkość powinna być regulowana nie tylko wydatkami firmowymi, ale również struktura kosztów oraz przychodów. 

Jeżeli mamy przede wszystkim koszty zmienne ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją zamówień to gdy zamówienia ustaną i będziemy musieli skorzystać z poduszki finansowej, to również te koszty znikną lub znacząco zmaleją. Dlatego nie da się przenieść wprost zasad finansów osobistych na firmowe. Istnieje jednak kilka rzeczy, które pozwolą nam ustalić optymalną wysokość poduszki.

• Koszty stałe - te koszty ponosimy nawet gdy nie realizujemy zleceń lub jest ich po prostu mniej.
• Elastyczność kosztów - warto wykonać analizę poszczególnych kosztów pod kątem możliwego ich szybkiego wyeliminowania lub zmniejszenia. 
• Charakterystyka przychodów - tracąc pracę zazwyczaj tracimy również wszystkie nasze przychody. Prowadząc firmę, o ile posiadamy więcej niż 1-2 klientów, to nawet po utracie części przychodu możemy liczyć przynajmniej na niewielkie wpływy które pokryją część kosztów. 

Firmowa poduszka finansowa nie powinna być nadmienie wysoka, ponieważ nadwyżki lepiej inwestować w rozwój, oczywiście po zbudowaniu przynajmniej niewielkiej rezerwy.

Prowadź przynajmniej podstawowe prognozy finansowe

Wydatki stosunkowo łatwo prognozować, większym wyzwaniem jest prognozowanie przychodów firmy. Dużo oczywiście zależy od branży, specyfiki firmy oraz tego czy w firmie są wdrożone procesy sprzedaży. Do skutecznego prognozowania przyszłych wpływów niezbędne są dane historyczne.

• Średni czas współpracy z klientem.
• Średni przychód z klienta.

A także informacje o aktualnej strukturze sprzedaży:

• Liczba aktywnych umów
• Wartość aktywnych umów.
• Planowane przepływy finansowe z realizowanych umów.

Przydatne okażą się również nieco szersze informacje zbierane np. w systemie CRM.

• Cykl sprzedaży - ile czasu musi upłynąć od pierwszego kontaktu do sfinalizowania umowy.
• Liczba oraz wartość aktywnych szans sprzedaży.
• Poziom konwersji szansy sprzedaży. 

Powyższe dane są potrzebne do przeprowadzenia prostych prognoz finansowych, które pozwolą lepiej zapanować na firmowym budżetem.

Regularnie analizuj zobowiązania kredytowe

Dotyczy to oczywiście nie tylko zobowiązań kredytowych, ale innych o podobnej charakterystyce jak np. leasing. Wiele firm nie jest w stanie rozwijać się oraz realizować ambitnych zleceń bez wsparcia kapitałem zewnętrznym w formie kredytu czy leasingu. Łatwo jednak uzależnić firmę od łatwych pieniędzy z banku, które często dają drugi oddech, ale przecież nadejdzie dzień spłaty zobowiązań. 

• Spisz w tabeli wszystkie firmowe zobowiązania w formie kredytów i leasingów. Wprowadź informacje o kwocie zobowiązania, oprocentowaniu, wysokości raty oraz terminie zakończenia zobowiązania. 
• Co miesiąc aktualizuj plik z powyższymi informacjami. 
• Jeżeli masz nadwyżki, których nie możesz zainwestować w bardziej opłacalny sposób, nadpłać najdroższy kredyt. Możesz również nadpłacać, zaczynając od najmniejszych i najszybciej kończących się zobowiązań. Dzięki temu szybko zobaczysz efekty w postaci eliminowania kolejnych kredytów i leasingów. 
• Rozważ przeprowadzenie konsolidacji kredytów. Taka operacja może znacząco zmniejszyć koszt obsługi zobowiązań oraz uprości zarządzanie zobowiązaniami firmowymi. Zamiast pięciu drogich kredytów i leasingów lepiej mieć jedno zobowiązanie z niskim oprocentowaniem. 

Chcesz poprawić sytuację finansową swojej firmy?

Czytaj regularnie artykuły na Bankeo i wdrażaj rozwiązania odpowiednie dla Twojej Firmy. Może również wraz ze specjalistami Bankeo przeprowadzić konsolidacje zobowiązań lub uzyskać finansowanie na rozwój firmy na atrakcyjnych warunkach. Napisz do nas na: kontakt@bankeo.pl