Oddzielenie pieniędzy prywatnych od firmowych
Ten temat omawialiśmy szerze w poprzednim artykule: Budżet domowy i własna firma - Jak oddzielić finanse firmowe od prywatnych? W tym miejscu jedynie przypomnimy podstawowe zasady związane z mądrym rozdzielaniem pieniędzy firmowych od prywatnych.- Załóż odrębne konto firmowe - nie mieszaj pieniędzy firmy z prywatnymi.
- Wypłacaj sobie pensje w ustalonej wysokości, która nie naruszymy płynności firmy i jednocześnie pozwoli pokryć koszty życia.
- Nadwyżki zbieraj na specjalnym koncie zysku i co miesiąca, kwartał lub rok wypłacaj część z uzbieranej kwoty na konto prywatne jako formę dywidendy z prowadzonego biznesu.
- Załóż odrębne konto podatkowe i wpłacaj tam VAT oraz należny PIT/CIT z każdej faktury opłaconej przez klientów. Dzięki temu już nigdy nie zaskoczy Cię informacja o wysokim przelewie do US.
Zbuduj firmową poduszkę finansową
W artykułach na blogach finansowych zazwyczaj omawiane są prywatne poduszki finansowe. które mają nas zabezpieczyć np. w sytuacji utraty pracy. Prowadząc firmę, również powinniśmy taką poduszkę finansową mieć, najlepiej zarówno prywatną jak i firmową. W tym miejscu zajmiemy się tą drugą. W przypadku prywatnej poduszki finansowej zazwyczaj zaleca się 3-6 krotność miesięcznych wydatków. W przypadku firmowej rezerwy finansowej jej wielkość powinna być regulowana nie tylko wydatkami firmowymi, ale również struktura kosztów oraz przychodów.Jeżeli mamy przede wszystkim koszty zmienne ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją zamówień to gdy zamówienia ustaną i będziemy musieli skorzystać z poduszki finansowej, to również te koszty znikną lub znacząco zmaleją. Dlatego nie da się przenieść wprost zasad finansów osobistych na firmowe. Istnieje jednak kilka rzeczy, które pozwolą nam ustalić optymalną wysokość poduszki.
- Koszty stałe - te koszty ponosimy nawet gdy nie realizujemy zleceń lub jest ich po prostu mniej.
- Elastyczność kosztów - warto wykonać analizę poszczególnych kosztów pod kątem możliwego ich szybkiego wyeliminowania lub zmniejszenia.
- Charakterystyka przychodów - tracąc pracę zazwyczaj tracimy również wszystkie nasze przychody. Prowadząc firmę, o ile posiadamy więcej niż 1-2 klientów, to nawet po utracie części przychodu możemy liczyć przynajmniej na niewielkie wpływy które pokryją część kosztów.
Prowadź przynajmniej podstawowe prognozy finansowe
Wydatki stosunkowo łatwo prognozować, większym wyzwaniem jest prognozowanie przychodów firmy. Dużo oczywiście zależy od branży, specyfiki firmy oraz tego czy w firmie są wdrożone procesy sprzedaży. Do skutecznego prognozowania przyszłych wpływów niezbędne są dane historyczne.- Średni czas współpracy z klientem.
- Średni przychód z klienta.
- Liczba aktywnych umów
- Wartość aktywnych umów.
- Planowane przepływy finansowe z realizowanych umów.
- Cykl sprzedaży - ile czasu musi upłynąć od pierwszego kontaktu do sfinalizowania umowy.
- Liczba oraz wartość aktywnych szans sprzedaży.
- Poziom konwersji szansy sprzedaży.
Regularnie analizuj zobowiązania kredytowe
Dotyczy to oczywiście nie tylko zobowiązań kredytowych, ale innych o podobnej charakterystyce jak np. leasing. Wiele firm nie jest w stanie rozwijać się oraz realizować ambitnych zleceń bez wsparcia kapitałem zewnętrznym w formie kredytu czy leasingu. Łatwo jednak uzależnić firmę od łatwych pieniędzy z banku, które często dają drugi oddech, ale przecież nadejdzie dzień spłaty zobowiązań.- Spisz w tabeli wszystkie firmowe zobowiązania w formie kredytów i leasingów. Wprowadź informacje o kwocie zobowiązania, oprocentowaniu, wysokości raty oraz terminie zakończenia zobowiązania.
- Co miesiąc aktualizuj plik z powyższymi informacjami.
- Jeżeli masz nadwyżki, których nie możesz zainwestować w bardziej opłacalny sposób, nadpłać najdroższy kredyt. Możesz również nadpłacać, zaczynając od najmniejszych i najszybciej kończących się zobowiązań. Dzięki temu szybko zobaczysz efekty w postaci eliminowania kolejnych kredytów i leasingów.
- Rozważ przeprowadzenie konsolidacji kredytów. Taka operacja może znacząco zmniejszyć koszt obsługi zobowiązań oraz uprości zarządzanie zobowiązaniami firmowymi. Zamiast pięciu drogich kredytów i leasingów lepiej mieć jedno zobowiązanie z niskim oprocentowaniem.